Оформление трудового договора с иностранным гражданином для физического лица без ИП: обязательные пункты и уведомление миграционной службы

Вправе ли физическое лицо, не ИП, заключать трудовой договор с иностранцем, имеющим патент

Да, вправе — при соблюдении установленных условий.

ТК РФ прямо выделяет категорию «работодатели — физические лица, не являющиеся ИП», вступающие в трудовые отношения с работниками для личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства:

физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (далее - работодатели - физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями). Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами. (В редакции Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ) Заключать трудовые договоры в качестве работодателей имеют право физические лица, достигшие возраста восемнадцати лет, при условии наличия у них гражданской дееспособности в полном объеме, а также лица, не достигшие указанного возраста, - со дня приобретения ими гражданской дееспособности в полном объеме.
— ст. 20 ТК РФ

Заключать трудовые договоры в качестве таких работодателей вправе физические лица, достигшие 18 лет и обладающие дееспособностью в полном объёме.

Со стороны миграционного законодательства право граждан РФ привлекать иностранцев с патентом для личных нужд закреплено в ст. 13.3 ФЗ № 115-ФЗ:

Работодатели или заказчики работ (услуг), являющиеся гражданами Российской Федерации, имеют право привлекать к трудовой деятельности для обеспечения личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с осуществлением работодателем или заказчиком работ (услуг) предпринимательской деятельности, иностранных граждан, прибывших в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, и достигших возраста восемнадцати лет, при наличии у каждого такого иностранного гражданина патента, выданного в соответствии с настоящим Федеральным законом. Привлекать иностранных граждан на условиях, установленных настоящей статьей, вправе работодатели или заказчики работ (услуг), не имеющие на момент заключения с иностранным гражданином трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) неисполненных постановлений о назначении административных наказаний за незаконное привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранных граждан. 2. Для получения патента иностранный гражданин в течение тридцати календарных дней со дня въезда в Российскую Федерацию представляет в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел непосредственно либо через подведомственное предприятие или уполномоченную организацию: (В редакции Федерального закона от 25.12.2023 № 648-ФЗ) 1) заявление о выдаче патента;
— абз. 2 п. 1 ст. 13.3 ФЗ № 115-ФЗ

Это прямое указание: граждане РФ могут нанимать иностранцев с патентом для личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью. Таким образом, статус «физическое лицо — не ИП» не является препятствием.

Вывод: Вы как гражданин РФ вправе заключить трудовой договор с иностранцем, имеющим патент, при условии, что работа связана с вашими личными (домашними) нуждами, а не с предпринимательской деятельностью.

Какие сведения и условия обязательно включить в трудовой договор

Трудовой договор с иностранцем должен содержать стандартные сведения (ст. 57 ТК РФ) и дополнительные — обусловленные статусом иностранного работника (ст. 327.2 ТК РФ).

1. Стандартные сведения (ч. 1 ст. 57 ТК РФ):

• ФИО работника и работодателя;
• сведения о документах, удостоверяющих личность;
• место и дата заключения трудового договора.

Поскольку вы физическое лицо — не ИП, ИНН указывать не требуется.

2. Обязательные условия (ч. 2 ст. 57 ТК РФ):

• место работы;
• трудовая функция (конкретный вид поручаемой работы — например, «няня», «помощник по хозяйству», «садовник»);
• дата начала работы (а для срочного договора — срок действия и причина срочности);
• условия оплаты труда (размер оклада/тарифной ставки, доплаты, надбавки);
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• условие об обязательном социальном страховании.

Дополнительно в силу ст. 303 ТК РФ в договор включаются все условия, существенные для работника и для работодателя.

3. Специфические сведения для иностранца (ст. 327.2 ТК РФ):

Наряду со сведениями, предусмотренными частью первой статьи 57 настоящего Кодекса, в трудовом договоре с работником, являющимся иностранным гражданином или лицом без гражданства, указываются сведения о: разрешении на работу или патенте, выданных в соответствии с законодательством о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации (далее - разрешение на работу или патент), за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - при заключении трудового договора с временно пребывающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства; разрешении на временное проживание, разрешении на временное проживание в целях получения образования, выданных в соответствии с законодательством о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - при заключении трудового договора с временно проживающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства;
— ст. 327.2 ТК РФ

Это значит: в трудовом договоре нужно указать реквизиты патента (серия, номер, дата выдачи, выдавший орган, срок действия) — поскольку иностранец является временно пребывающим.

4. Чек-лист обязательных реквизитов в договоре:

• данные патента;
• место работы (ваш адрес, если работа по месту жительства);
• трудовая функция (не должна выходить за рамки «профессии/вида деятельности», указанных в патенте, если патент содержит сведения о профессии);
• размер зарплаты (не ниже МРОТ);
• сроки выплаты;
• режим работы и отдыха;
• условие о социальном страховании.

Вывод: Договор должен содержать все стандартные условия по ст. 57 ТК РФ плюс реквизиты патента по ст. 327.2 ТК РФ. Договор заключается ТОЛЬКО в письменной форме — это императивное требование ст. 303 ТК РФ.

Какие документы иностранец обязан предъявить работодателю

Перечень документов, которые иностранец предъявляет при приёме на работу, установлен ст. 327.3 ТК РФ (в дополнение к общему перечню ст. 65 ТК РФ):

Наряду с документами, предусмотренными статьей 65 настоящего Кодекса, при заключении трудового договора поступающие на работу иностранный гражданин или лицо без гражданства предъявляют работодателю: договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории Российской Федерации, за исключением случаев, если работодатель заключает с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг работнику, являющемуся высококвалифицированным специалистом , и случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - при заключении трудового договора с временно пребывающими в Российской Федерации высококвалифицированным специалистом . Договор (полис) добровольного медицинского страхования либо заключенный работодателем с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг работнику, являющемуся высококвалифицированным специалистом , должен обеспечивать оказание такому работнику первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме; (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) разрешение на работу или патент, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - при заключении трудового договора с временно пребывающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства;
— ст. 327.3 ТК РФ

Применительно к вашей ситуации (временно пребывающий иностранец с патентом, не высококвалифицированный специалист) работник обязан представить:

1. Документ, удостоверяющий личность (паспорт иностранного гражданина с нотариально заверенным переводом на русский язык).
2. Трудовую книжку — если есть (в соответствии со ст. 65 ТК РФ). При этом вы как работодатель — не ИП не вправе вести трудовые книжки и вносить в них записи:

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме. (Статья в редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Глава 48 1 . Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, и у работодателей - некоммерческих организаций (Дополнение главой - Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 29.12.2020 № 477-ФЗ)
— ч. 2 ст. 309 ТК РФ

Документом, подтверждающим период работы у вас, будет сам трудовой договор. Если работник впервые трудоустраивается в РФ, трудовую книжку он не предъявляет.

1. СНИЛС (страховое свидетельство) — если есть; если нет, вы как работодатель обязаны направить сведения в СФР для регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 3 ст. 303 ТК РФ).

2. Патент — оригинал; вы снимаете копию и сверяете данные.

3. Полис ДМС — обязателен для временно пребывающих иностранцев (ст. 327.3 ТК РФ). Полис должен действовать на территории РФ и обеспечивать первичную медико-санитарную помощь и специализированную медпомощь в неотложной форме. Этот же полис/договор иностранец предъявлял при получении патента (пп. 4 п. 2 ст. 13.3 ФЗ № 115-ФЗ).

4. Документы воинского учёта не требуются (ч. 4 ст. 327.3 ТК РФ).

Критичный момент — проверка патента. Перед подписанием договора убедитесь, что:

• патент выдан именно на территорию ВАШЕГО субъекта РФ (где будет выполняться работа);
• патент действует (не истёк срок);
• оплачены фиксированные авансовые платежи по НДФЛ (иначе патент аннулируется);
• профессия/вид деятельности в патенте соответствует поручаемой работе (если в патенте указана профессия).

Если патент не оплачен или истёк — вы рискуете быть привлечённым к ответственности по ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ (штраф от 2 000 до 5 000 руб).

Вывод: Проверьте и снимите копии с паспорта (с переводом), патента, полиса ДМС и СНИЛС. Трудовую книжку не оформляете — период работы подтверждается трудовым договором.

Какие уведомления и куда обязан подать работодатель-физлицо

Закон возлагает на вас две обязанности по уведомлению.

Уведомление № 1: в МВД (миграционное подразделение) о заключении/прекращении трудового договора

Абзац первый пункта 8 статьи 13 ФЗ № 115-ФЗ устанавливает обязанность ВСЕХ работодателей, включая физических лиц:

обязаны уведомлять территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел в субъекте Российской Федерации, на территории которого данный иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность, о заключении и прекращении (расторжении) с данным иностранным гражданином трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения или прекращения (расторжения) соответствующего договора. 1.1. Конституционность приведенных законоположений оспаривает гражданка А.А.Викторова, которая, будучи индивидуальным предпринимателем, 21 апреля 2017 года приняла на работу в качестве водителя гражданина Республики Таджикистан и заключила с ним соответствующий трудовой договор, о чем своевременно уведомила в электронной форме Отделение по вопросам трудовой миграции Управления по вопросам миграции Министерства внутренних дел по Чувашской Республике.
— абз. 1 п. 8 ст. 13 ФЗ № 115-ФЗ

Срок: не более 3 рабочих дней с даты заключения (или прекращения) договора.

Куда: в территориальный орган МВД (Управление по вопросам миграции — УВМ) по месту осуществления трудовой деятельности иностранца, т.е. по вашему месту жительства.

Форма уведомления: подаётся по форме, утверждённой приказом МВД России (ранее — приказ ФМС № 640, в настоящее время — приказ МВД от 30.07.2020 № 536). Уведомление может быть подано лично (на бумаге) либо направлено почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Электронная подача через портал Госуслуг также доступна в ряде регионов.

Уведомление № 2: в орган местного самоуправления — регистрация трудового договора

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией). (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 4 ст. 303 ТК РФ

Это отдельная обязанность — зарегистрировать сам трудовой договор в администрации (органе местного самоуправления) по месту вашего жительства. Регистрация носит уведомительный характер, но её неисполнение — нарушение трудового законодательства.

Последовательность действий:

1. Заключаете письменный трудовой договор.
2. В течение 3 рабочих дней подаёте уведомление в миграционное подразделение МВД.
3. В уведомительном порядке регистрируете трудовой договор в органе местного самоуправления (чёткий срок законом не установлен, но рекомендуется сделать это сразу после заключения).

Также уведомление в МВД подаётся при прекращении трудового договора (в тот же 3-дневный срок).

Вывод: Вы обязаны направить 2 уведомления: в МВД (в течение 3 рабочих дней) и в местную администрацию (регистрация договора). При прекращении договора — уведомление только в МВД.

Кто платит НДФЛ и страховые взносы (физлицо — не ИП)

НДФЛ: платит САМ иностранец, а не вы.

Статья 227.1 НК РФ разделяет категории иностранцев с патентом. Ваш случай — подпункт 1 пункта 1:

иностранные граждане, осуществляющие трудовую деятельность по найму у физических лиц для личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности; 2) иностранные граждане, осуществляющие трудовую деятельность по найму в организациях и (или) у индивидуальных предпринимателей, а также у занимающихся частной практикой нотариусов, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, и других лиц, занимающихся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой. 2. Фиксированные авансовые платежи по налогу уплачиваются за период действия патента в размере 1 200 рублей в месяц с учетом положений пункта 3 настоящей статьи. 3. Размер фиксированных авансовых платежей, указанный в пункте 2 настоящей статьи, подлежит индексации на коэффициент-дефлятор, установленный на соответствующий календарный год, а также на коэффициент, отражающий региональные особенности рынка труда (далее в настоящей статье - региональный коэффициент), устанавливаемый на соответствующий календарный год законом субъекта Российской Федерации. В случае, если региональный коэффициент на очередной календарный год законом субъекта Российской Федерации не установлен, его значение принимается равным 1. 4. Фиксированный авансовый платеж по налогу уплачивается налогоплательщиком по месту осуществления им деятельности на основании выданного патента до дня начала срока, на который выдается (продлевается), переоформляется патент.
— пп. 1 п. 1 ст. 227.1 НК РФ

Для этой категории (иностранцы у физлиц для личных нужд) действует особый порядок: общая сумма налога исчисляется САМИМ налогоплательщиком (иностранцем), а не налоговым агентом:

Общая сумма налога с доходов налогоплательщиков, указанных в подпункте 1 пункта 1 настоящей статьи, исчисляется ими с учетом уплаченных фиксированных авансовых платежей за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду. 6. Общая сумма налога с доходов налогоплательщиков, указанных в подпункте 2 пункта 1 настоящей статьи, исчисляется налоговыми агентами и подлежит уменьшению на сумму фиксированных авансовых платежей, уплаченных такими налогоплательщиками за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду, в порядке, предусмотренном настоящим пунктом. Уменьшение исчисленной суммы налога производится в течение налогового периода только у одного налогового агента по выбору налогоплательщика при условии получения налоговым агентом от налогового органа по месту нахождения (месту жительства) налогового агента уведомления о подтверждении права на осуществление уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей. Налоговый агент уменьшает исчисленную сумму налога на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей на основании письменного заявления налогоплательщика и документов, подтверждающих уплату фиксированных авансовых платежей, после получения от налогового органа уведомления, указанного в абзаце втором настоящего пункта.
— п. 5 ст. 227.1 НК РФ

Это кардинальное отличие от иностранцев, работающих у организаций и ИП (пп. 2 п. 1 ст. 227.1 НК РФ), где налог удерживает налоговый агент (работодатель).

Для вас это означает: вы НЕ удерживаете НДФЛ из зарплаты и не перечисляете его в бюджет. Иностранец сам уплачивает фиксированные авансовые платежи за патент (1 200 руб × коэффициент-дефлятор × региональный коэффициент) и самостоятельно отчитывается, если сумма налога по итогам года превысит уплаченные авансы (п. 8 ст. 227.1 НК РФ).

При этом иностранец освобождён от подачи декларации, кроме случаев, когда налог превышает уплаченные авансы, при выезде из РФ до конца налогового периода или при аннулировании патента (п. 8 ст. 227.1 НК РФ).

Страховые взносы: вы обязаны платить как работодатель-физлицо.

Часть 3 ст. 303 ТК РФ обязывает работодателя — физическое лицо уплачивать страховые взносы и иные обязательные платежи. Вы как работодатель должны зарегистрироваться в СФР (Фонд пенсионного и социального страхования) и уплачивать:

• взносы на обязательное пенсионное страхование;
• взносы на обязательное медицинское страхование (если иностранец временно пребывающий — не уплачиваются, если он временно проживающий или постоянно проживающий — уплачиваются);
• взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Тарифы страховых взносов для иностранцев с патентом — стандартные (в совокупности 30% до достижения предельной базы, далее тариф может снижаться).

Вывод: НДФЛ вы не удерживаете — иностранец платит сам через авансовые платежи по патенту. Страховые взносы платите вы как работодатель в стандартном порядке. Зарегистрироваться в СФР и подавать отчётность — ваша обязанность.

Ответственность за нарушения (штрафы, риски)

За неуведомление или нарушение порядка уведомления МВД о заключении/прекращении трудового договора:

Неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления территориального органа федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный контроль (надзор) в сфере миграции, о заключении или прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения, прекращения (расторжения) договора, если такое уведомление требуется в соответствии с федеральным законом, - (В редакции федеральных законов от 02.07.2013 № 162-ФЗ; от 23.07.2013 № 207-ФЗ; от 24.11.2014 № 357-ФЗ; от 23.06.2016 № 222-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц - от тридцати пяти тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от четырехсот тысяч до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток. (В редакции федеральных законов от 22.06.2007 № 116-ФЗ; от 23.07.2013 № 207-ФЗ) 4. Нарушения, предусмотренные частями 1 - 3 настоящей статьи, совершенные в городе федерального значения Москве или Санкт-Петербурге либо в Московской или Ленинградской области, - влекут наложение административного штрафа на граждан в размере от пяти тысяч до семи тысяч рублей; на должностных лиц - от тридцати пяти тысяч до семидесяти тысяч рублей;
— ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ

Штраф на граждан — от 2 000 до 5 000 руб. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — повышенный штраф от 5 000 до 7 000 руб. (ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ).

За привлечение к работе иностранца без патента либо с недействительным патентом (включая работу вне региона его выдачи, по профессии, не указанной в патенте):

Привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства при отсутствии у этих иностранного гражданина или лица без гражданства разрешения на работу либо патента, если такие разрешение либо патент требуются в соответствии с федеральным законом, либо привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства по профессии (специальности, должности, виду трудовой деятельности), не указанной в разрешении на работу или патенте, если разрешение на работу или патент содержит сведения о профессии (специальности, должности, виде трудовой деятельности), либо привлечение иностранного гражданина или лица без гражданства к трудовой деятельности вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого данному иностранному гражданину или лицу без гражданства выданы разрешение на работу, патент или разрешено временное проживание, - (В редакции федеральных законов от 19.05.2010 № 86-ФЗ; от 24.11.2014 № 357-ФЗ; от 29.06.2015 № 199-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати пяти тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот пятидесяти тысяч до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток. (В редакции федеральных законов от 22.06.2007 № 116-ФЗ; от 23.07.2013 № 207-ФЗ) 2.
— ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ

Штраф на граждан — от 2 000 до 5 000 руб. В Москве/СПб и соответствующих областях — от 5 000 до 7 000 руб.

Кроме того, при проверке миграционной службой факт работы иностранца без действительного патента грозит административным выдворением самого иностранца по ст. 18.10 КоАП РФ.

Иные риски:

• Если привлечёте иностранца не для личных нужд, а для систематического извлечения прибыли — это может быть квалифицировано как незаконное предпринимательство (ст. 14.1 КоАП РФ).
• Если не зарегистрируете трудовой договор в органе местного самоуправления (ст. 303 ТК РФ) — это нарушение трудового законодательства, подпадающее под ч. 4 ст. 5.27 КоАП (штраф от 5 000 до 10 000 руб).

Вывод: Основные риски — штрафы за неуведомление МВД (2 000–7 000 руб) и за работу без действительного патента (2 000–7 000 руб). Тщательная проверка патента до подписания договора и своевременная подача уведомлений минимизируют эти риски.