Могу ли я не отдавать работодателю свой шаблон таблицы в Excel при увольнении, если сделал его для себя?

Кому принадлежит исключительное право на Excel-таблицу для оформления актов

Ключевой вопрос — является ли ваша таблица «служебным произведением», то есть созданным в пределах установленных трудовых обязанностей. Ответ зависит от того, входило ли создание такого шаблона в вашу трудовую функцию, определённую в трудовом договоре.

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы
— ч. 2 ст. 57 ТК РФ

Иными словами, трудовая функция — это конкретный вид поручаемой работнику работы. Если «разработка шаблонов/форм исполнительной документации» не упомянута ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции, то создание таблицы «для себя, для удобства» находится за её пределами.

Авторские права на произведение науки, литературы или искусства, созданное в пределах установленных для работника (автора) трудовых обязанностей (служебное произведение), принадлежат автору. 2. Исключительное право на служебное произведение принадлежит работодателю, если трудовым или гражданско-правовым договором между работодателем и автором не предусмотрено иное. (В редакции Федерального закона от 12.03.2014 № 35-ФЗ) Если работодатель в течение трех лет со дня, когда служебное произведение было предоставлено в его распоряжение, не начнет использование этого произведения, не передаст исключительное право на него другому лицу или не сообщит автору о сохранении произведения в тайне, исключительное право на служебное произведение возвращается автору. (В редакции Федерального закона от 12.03.2014 № 35-ФЗ) Если работодатель в срок, предусмотренный в абзаце втором настоящего пункта, начнет использование служебного произведения или передаст исключительное право другому лицу, автор имеет право на вознаграждение. Автор приобретает указанное право на вознаграждение и в случае, когда работодатель принял решение о сохранении служебного произведения в тайне и по этой причине не начал использование этого произведения в указанный срок. Размер вознаграждения, условия и порядок его выплаты работодателем определяются договором между ним и работником, а в случае спора - судом.
— п. 1–2 ст. 1295 ГК РФ

Эта норма устанавливает двойственную конструкцию: авторские права (личные неимущественные) на служебное произведение всегда принадлежат автору-работнику, а исключительное (имущественное) право по умолчанию переходит работодателю «если трудовым или гражданско-правовым договором не предусмотрено иное». Для вашей ситуации: если таблица признана служебным произведением — распоряжаться ею вправе работодатель.

Однако решающим является масштаб задания: Верховный Суд прямо указал, что произведение по заданию, которое не входило в трудовые обязанности, служебным не является — исключительное право остаётся у работника.

Для определения того, является ли созданное работником после 31.12.2007 по конкретному заданию работодателя произведение служебным, необходимо исследовать вопрос о том, входило ли это задание в пределы трудовых обязанностей работника. Если такое задание работодателя в его трудовые обязанности не входило, то созданное произведение не может рассматриваться как служебное – исключительное право на него принадлежит работнику, его использование работодателем возможно лишь на основании отдельного соглашения с работником и при условии выплаты ему вознаграждения
— п. 39.1 Постановления Пленума ВС РФ № 10 от 23.04.2019

Именно здесь проходит главная развилка. Если в ваших должностных обязанностях создание шаблонов не значится и вы сделали таблицу по собственной инициативе — исключительное право принадлежит вам, и вы не обязаны передавать её; работодатель не вправе использовать шаблон без вашего согласия.

Другие лица не могут использовать соответствующие результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации без согласия правообладателя, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Использование результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации (в том числе их использование способами, предусмотренными настоящим Кодексом), если такое использование осуществляется без согласия правообладателя, является незаконным и влечет ответственность, установленную настоящим Кодексом, другими законами, за исключением случаев, когда использование результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации лицами иными, чем правообладатель
— п. 1 ст. 1229 ГК РФ

Из этого следует: если таблица создана вне трудовых обязанностей, её копирование даже после вашего увольнения без вашего согласия и без выплаты вознаграждения будет незаконным использованием. Объектом авторской охраны выступает сама форма (структура, логика, формулы, подбор и расположение ячеек), а не стандарт КС-2/КС-3 — шаблон считается составным произведением, охраняемым авторским правом:

составные произведения, то есть произведения, представляющие собой по подбору или расположению материалов результат творческого труда. 3. Авторские права распространяются как на обнародованные, так и на необнародованные произведения, выраженные в какой-либо объективной форме, в том числе в письменной, устной форме (в виде публичного произнесения, публичного исполнения и иной подобной форме), в форме изображения, в форме звуко- или видеозаписи, в объемно-пространственной форме. 4. Для возникновения, осуществления и защиты авторских прав не требуется регистрация произведения или соблюдение каких-либо иных формальностей. В отношении программ для ЭВМ и баз данных возможна регистрация, осуществляемая по желанию правообладателя в соответствии с правилами статьи 1262 настоящего Кодекса. 5. Авторские права не распространяются на идеи, концепции, принципы, методы, процессы, системы, способы, решения технических, организационных или иных задач, открытия, факты, языки программирования, геологическую информацию о недрах. (В редакции Федерального закона от 29.06.2015 № 205-ФЗ) 6. Не являются объектами авторских прав: 1) официальные документы государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных образований, в том числе законы, другие нормативные акты, судебные решения, иные материалы законодательного, административного и судебного характера, официальные документы международных организаций, а также их официальные переводы;
— ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 1259, ст. 1261 ГК РФ

Вывод по вопросу: если разработка шаблона входила в ваши трудовые обязанности — исключительное право на него принадлежит работодателю, и он вправе требовать передать файл; если не входила (вы сделали его «для себя» по собственной инициативе) — исключительное право остаётся у вас, требование передать шаблон правомерно лишь в части содержащихся в нём данных работодателя (см. блок 3).

Обязан ли работник передать шаблон при увольнении (трудовой аспект)

Трудовой кодекс не устанавливает общей обязанности работника при увольнении передавать работодателю результаты своей деятельности или «наработки», если они не являются служебным произведением и не созданы в рамках трудовых обязанностей. Общая обязанность работника ограничена добросовестным исполнением именно тех обязанностей, которые возложены на него трудовым договором.

Работник обязан: добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) соблюдать трудовую дисциплину; выполнять установленные нормы труда; соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда; бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества). (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 2 ст. 21 ТК РФ

То есть «не отдать шаблон» само по себе не является нарушением трудовой дисциплины, если обязанность его создать и передать не предусмотрена трудовым договором, должностной инструкцией или локальным актом. Отказ передать личное произведение, права на которое принадлежат вам, не образует дисциплинарного проступка, а попытка наказать за это (ст. 192 ТК РФ) была бы незаконной, так как замечание/выговор/увольнение применяются только за неисполнение возложенных на работника трудовых обязанностей.

При увольнении по собственному желанию вы обязаны предупредить работодателя за две недели, а работодатель — в последний день работы выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчёт. Удержание расчёта под предлогом «не передал шаблон» недопустимо — обязанность окончательного расчёта установлена прямо.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям
— ч. 1 ст. 192 ТК РФ

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя, выдать другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет
— ч. 5 ст. 80 ТК РФ

Вывод по вопросу: отдельной обязанности передать личный шаблон при увольнении закон не устанавливает; она может возникнуть только (а) если шаблон признан служебным произведением (исключительное право у работодателя) или (б) если обязанность его передать прямо предусмотрена трудовым договором/должностной инструкцией/локальным актом. При отсутствии этих условий вы вправе не отдавать шаблон, а работодатель в любом случае обязан выплатить вам окончательный расчёт.

Отделение данных работодателя от авторской формы шаблона (коммерческая тайна, первичные документы)

Критичный нюанс: таблица — это две разные вещи: (1) сама форма (структура, формулы, логика — объект авторского права) и (2) содержащиеся в ней данные — заполненные акты выполненных работ (КС-2, КС-3, исполнительная документация). Даже если форма принадлежит вам, данные, введённые в процессе работы и отражающие факты хозяйственной деятельности организации, вам не принадлежат и их удержание может быть незаконным.

Акты выполненных работ — это первичные учётные документы, фиксирующие факты хозяйственной жизни организации. Их формы и реквизиты определяет руководитель экономического субъекта, а сами данные относятся к документообороту работодателя.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) 2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта. (В редакции федеральных законов от 21.12.2013 № 357-ФЗ, от 26.07.2019 № 247-ФЗ) 4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта
— ч. 1, 4 ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»

{Акт выполненных работ как таковой (заполненный документ) является документом организации — вы обязаны оставить в компании заполненные акты и файлы с реальными данными, даже если вправе забрать пустую форму-шаблон.}

Кроме того, если в организации введён режим коммерческой тайны и сведения об объектах, объёмах, сметах и т.п. отнесены к ней (с перечнем, с которым вы ознакомлены под расписку), на вас лежит обязанность не разглашать такую информацию и передать работодателю при увольнении материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

В целях охраны конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, работник обязан: 1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны; 2) не разглашать эту информацию, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях в течение всего срока действия режима коммерческой тайны, в том числе после прекращения действия трудового договора; 3) возместить причиненные работодателю убытки, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну и ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей; 4) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора материальные носители информации, имеющиеся в пользовании работника и содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну
— п. 3–4 ч. 3 ст. 11 ФЗ-98 «О коммерческой тайне»

информация, составляющая коммерческую тайну, - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны
— ст. 3 ФЗ-98 «О коммерческой тайне»

Это означает: даже если сам шаблон — ваша личная собственность, все заполненные данными экземпляры, содержащие сведения о стройке, объектах, объёмах, подписанные акты (то есть носители информации о деятельности компании), подлежат возврату при увольнении. Причём обязанность распространяется не только на сам файл, но и на любые его копии с имеющимися данными.

Вывод по вопросу: вы вправе сохранять и не передавать пустую форму (авторский шаблон), но обязаны оставить/передать работодателю все заполненные файлы с реальными данными актов (первичные документы), а если в отношении этих сведений введён режим коммерческой тайны — передать материальные носители с ними и не использовать их в личных целях после увольнения.

Итоговая развилка: что именно вы можете не отдавать

Совокупность норм позволяет чётко разграничить две ветки вашего права:

Ветка А — шаблон создан вне трудовых обязанностей (по собственной инициативе, «для себя»): это не служебное произведение, исключительное право принадлежит вам (п. 39.1 Пленума № 10, ст. 1295, 1229 ГК РФ). Вы вправе не передавать пустую форму и не обязаны раскрывать её структуру/логику. Требование «отдать шаблон» в этой части неправомерно, а за отказ вас нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности (ст. 21, 192 ТК РФ). Однако заполненные данными файлы (первичные учётные документы, ст. 9 ФЗ-402) и, при введённом режиме, сведения, составляющие коммерческую тайну, вы обязаны вернуть (ст. 11 ФЗ-98).

Ветка Б — создание шаблона входило в ваши трудовые обязанности (предусмотрено должностной инструкцией/трудовым договором): это служебное произведение, исключительное право по умолчанию у работодателя (п. 2 ст. 1295 ГК РФ). В этом случае работодатель вправе требовать передать шаблон, и отказ может квалифицироваться как неисполнение трудовых обязанностей. При этом даже в этой ветке вы вправе получить вознаграждение за служебное произведение, если работодатель его использует.

Практическая рекомендация: уточните, входит ли «разработка шаблонов/форм исполнительной документации» в вашу должностную инструкцию. Если нет — при увольнении верните работодателю только заполненные экземпляры с данными (и, при режиме тайны, все носители с коммерчески значимой информацией), но оставьте у себя пустую форму-шаблон. Если работодатель настаивает на передаче шаблона и угрожает невыплатой расчёта — напомните о безусловной обязанности окончательного расчёта в последний день работы (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Вывод: однозначно не отдавать вы вправе лишь пустую форму-шаблон при условии, что её создание не входило в ваши трудовые обязанности. Все данные работодателя (заполненные акты, сведения о деятельности, ставшие коммерческой тайной) подлежат возврату при увольнении в любом случае.

Доказательства квалификации и защита при удержании расчёта

Доказательства ветки А (шаблон — ваша личная собственность). Решающая документация, подтверждающая, что создание шаблона не входило в ваши трудовые обязанности: текст должностной инструкции и трудового договора (где указана трудовая функция по ст. 57 ТК РФ), ваши переписки/заявления о том, что таблица делалась «для себя» инициативно, отсутствие служебного задания. Если задание и входило в обязанности — напротив, по п. 39.1 Пленума № 10 приоритет имеет толкование о том, входило ли задание в пределы трудовой функции. Ключевая диспозиция: бремя доказательства того, что произведение является служебным (то есть что его создание входило в обязанности), лежит на работодателе — он требует вашу собственность и должен обосновать основание требования.

Защита от удержания расчёта. Если работодатель отказывает в окончательном расчёте под предлогом «не передал шаблон», помните: обязанность выплатить все причитающиеся суммы в последний день работы установлена безусловно (ч. 5 ст. 80 ТК РФ). Удержание по этому основанию не предусмотрено ст. 137 ТК РФ — законного основания для невыплаты нет. При задержке вы вправе требовать выплаты с процентами за задержку (ст. 236 ТК РФ) и обратиться в государственную инспекцию труда, а также в суд; сама по себе непередача личной собственности не лишает вас права на расчёт. Работодатель, напротив, не вправе «забирать» ваш рёзультат без законного основания — в ветке А это было бы самовольным изъятием (см. блоки 1 и 4).

Вывод по вопросу: доказывать, что шаблон — личное (неслужебное) произведение, вам надо заранее — зафиксировав текстом должностной инструкции и перепиской факт, что его создание не входило в ваши обязанности; но бремя обоснования требований о передаче лежит на работодателе. При удержании окончательного расчёта под этим предлогом вы вправе требовать выплаты (с процентами по ст. 236 ТК РФ) через инспекцию труда и суд — непередача личного шаблона не освобождает работодателя от расчёта.

Сроки и последствия отказа передать шаблон (дисциплинарная и материальная ответственность)

Сроки передачи дел при увольнении. ТК РФ не устанавливает специального срока «передачи дел» — это процедура, определяемая локальными актами работодателя (положением о порядке приёма-передачи дел, если оно существует). Единственный жёсткий срок, установленный законом, — окончательный расчёт в последний день работы (ч. 5 ст. 80 ТК РФ), что уже процитировано в блоке 2. В период двухнедельной отработки вы обязаны продолжать добросовестное исполнение трудовых обязанностей (ст. 21 ТК), и если передача заполненных первичных документов (актов) входит в вашу обязанность — она должна быть исполнена до увольнения.

Последствия отказа. Если вы отказываетесь передать то, что обязаны (заполненные акты как первичные документы, носители с коммерческой тайной — блок 3), это может быть квалифицировано как дисциплинарный проступок с применением мер по ст. 192 ТК РФ. Однако сам отказ передать личный шаблон, не являющийся служебным и не содержащий данных работодателя, проступком не является.

Удержание из расчёта: работодатель не вправе удержать сумму окончательного расчёта под предлогом «не передал шаблон» — перечень оснований для удержаний закрытый.

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами
— ч. 1 ст. 137 ТК РФ

Это означает, что у работодателя нет законного права удерживать ваши расчётные суммы — непередача шаблона (тем более личного) не входит в закрытый перечень ст. 137 ТК РФ. Если работодатель тем не менее задержит выплату, на сумму задолженности начисляются проценты:

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

Вывод по вопросу: сроков, специально регулирующих «передачу дел/шаблонов», ТК не содержит — всё определяется локальными актами и кругом обязанностей. Отказ передать личный (неслужебный) шаблон не влечёт ни дисциплинарной ответственности, ни права на удержание расчёта. При задержке окончательного расчёта работодатель обязан уплатить проценты по ст. 236 ТК РФ.