Работодатель требует бумажную трудовую книжку, хотя с 2021 года у меня только электронная. Законно ли это?

Вправе ли работодатель требовать бумажную трудовую книжку, если сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде

Закон прямо предусматривает, что при приёме на работу работник предъявляет трудовую книжку И (ИЛИ) сведения о трудовой деятельности — то есть одно из двух, а не обе одновременно:

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые
— абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ

Иными словами, законная альтернатива: предъявить либо бумажную книжку, либо выписку СТД-Р из электронного реестра (сведения о трудовой деятельности). Раз у вас есть полная выписка СТД-Р о всех записях, требование «восстанови бумажную книжку» является лишь одним из допустимых, но не обязательным способом подтверждения стажа — достаточно сведений.

Указанная связка подтверждается ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ прямо применительно к случаю приёма на работу:

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации
— абз. 10 ч. 1 ст. 65 ТК РФ

при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности: у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя); в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом; в Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью; (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
— ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ

То есть сведения о трудовой деятельности предъявляются «взамен» трудовой книжки и используются для исчисления стажа. Требование же любых документов помимо установленного законом перечня прямо запрещено:

абз. 10 ч. 1 ст. 65 ТК РФ — «Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации».

Важнейшая развилка — по какому пути пошёл ваш электронный труд: если вы в 2020 году (по ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ) подали работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, либо вы впервые поступили на работу после 31.12.2020, то бумажная трудовая книжка на вас не ведётся вообще, и никакой «восстановления» быть не может:

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации . Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации
— ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации , работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение
— ч. 3 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019

Вывод по вопросу: работодатель не вправе требовать предъявления бумажной трудовой книжки при наличии сведений о трудовой деятельности (СТД-Р). Если вы перешли на электронные сведения (подали заявление по ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ или впервые трудоустроились после 31.12.2020) — бумажная книжка на вас не ведётся, требование её «восстановить» незаконно. Достаточно предъявить выписку СТД-Р.

Законно ли требование работодателя «отказаться от стажа» и может ли оно лишить права на стаж

Требование подписать «отказ от стажа» — юридически ничтожно и не может лишить вас страхового стажа, потому что стаж подтверждается не бумажной книжкой и не волеизъявлением работника, а сведениями индивидуального (персонифицированного) учёта в Социальном фонде России, которые формирует работодатель на основании страховых взносов:

Периоды работы подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. В случае если в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета содержатся неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, периоды работы подтверждаются документами, указанными в пунктах 11 - 17 1 настоящих Правил
— п. 10 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 1015 от 02.10.2014

Позиция закреплена и в самом пенсионном законе — для периодов после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица стаж подтверждается исключительно данными персонифицированного учёта, безотносительно к бумажной книжке:

При подсчете страхового стажа периоды, которые предусмотрены статьями 11 и 12 настоящего Федерального закона, после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
— ч. 2 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Так как все ваши записи отражены в электронной выписке (СТД-Р), у СФР уже есть полные сведения о вашем стаже. Никакое заявление о «непризнании стажа», подписанное вами, эти сведения не удаляет и не аннулирует: персочтёт стаж СФР по учётным данным, а не по бумаге, подписанной при найме.

Вывод по вопросу: требование «отказаться от стажа» незаконно и бездоказательно — подписание такого документа не лишает вас страхового стажа, поскольку стаж подтверждается сведениями индивидуального (персонифицированного) учёта (п. 10 Правил № 1015, ч. 2 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ). Подписывать его не нужно и не рекомендуется.

Что делать, если работодатель откажет в приёме из-за отсутствия бумажной книжки

Необоснованный отказ в заключении трудового договора прямо запрещён, а причина такого отказа не может быть связана с обстоятельствами, не относящимися к деловым качествам работника. Отсутствие бумажной книжки к деловым качествам отношения не имеет — сведения о трудовой деятельности полностью подтверждают ваш стаж:

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 02.07.2013 № 162-ФЗ) Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования.
— ч. 1 ст. 64 ТК РФ

Если вам откажут, работодатель обязан по вашему письменному требованию в течение 7 рабочих дней письменно сообщить причину отказа:

По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования
— ч. 5 ст. 64 ТК РФ

Такой письменный отказ он вправе обжаловать в суд:

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 64 1 . Условия заключения трудового договора с бывшими государственными и муниципальными служащими Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы имеют право замещать должности в организациях, если отдельные функции государственного управления данными организациями входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, только с согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных или муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов, которое дается в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.
— ч. 5 ст. 64 ТК РФ (обжалование в суд)

Для этого важно зафиксировать отказ: по ч. 5 ст. 64 ТК РФ направить работодателю письменное требование о причинах отказа и получить официальный ответ — это станет документом-основанием для обращения в суд по ч. 1 ст. 392 ТК РФ (трёхмесячный срок со дня, когда работник узнал о нарушении права) и для жалобы в Государственную инспекцию труда.

Сам отказ в заключении договора по мотиву «нет бумажной книжки», при том что сведения о трудовой деятельности предъявлены, образует нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Вывод по вопросу: отказ в приёме из-за отсутствия бумажной книжки (при предъявлении сведений о трудовой деятельности) является необоснованным и незаконным. Порядок защиты: потребовать от работодателя письменный отказ с указанием причины (ч. 5 ст. 64 ТК), обжаловать его в суд по ч. 5 ст. 64 и ч. 1 ст. 392 ТК РФ и/или подать жалобу в Государственную инспекцию труда (штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Если бумажная книжка утрачена или не выдана прежним работодателем — как поступить добросовестно

Развилка, требующая проверки: если вы в 2020 году не подавали ни одного заявления по ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ, то по закону прежний работодатель продолжал вести вашу бумажную книжку (см. > Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации . Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации

— ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019), и она должна была находиться у вас на руках после увольнения. Тогда факт «книжки нет с 2021 года» означает либо её удержание прежним работодателем, либо утрату — и её нужно восстанавливать через дубликат у работодателя по последнему месту работы, а не через «отказ от стажа». Удержание книжки (непредоставление сведений) даёт право требовать возмещения неполученного заработка:

задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), внесения в трудовую книжку, в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника
— ст. 234 ТК РФ

Это важно отличать от противоположной ситуации, когда вы подавали заявление о переходе на электронные сведения (ч. 3 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ): тогда прежний работодатель обязан был выдать вам бумажную книжку на руки и освобождался от её ведения, на нового работодателя бумажная книжка не заводится (см. первый вопрос), а стаж подтверждается именно выпиской СТД-Р, поэтому восстановление книжки не является обязательным условием подтверждения стажа.

Вывод по вопросу: уточните, подавали ли вы в 2020 году заявление о переходе на электронные сведения. Если подавали — стаж подтверждается выпиской СТД-Р, и восстановление бумажной книжки для его подтверждения не требуется; если не подавали, а книжку не выдали — истребуйте её (дубликат) у прежнего работодателя, а при удержании претендуйте на возмещение неполученного заработка по ст. 234 ТК РФ. В любом случае «отказ от стажа» не подписывайте.

Сроки защиты и доказательства при отказе в приёме / удержании книжки

Срок обращения в суд по спорам, связанным с приёмом на работу и защитой трудовых прав, составляет три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы . (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ) При наличии спора о компенсации морального вреда, причиненного работнику вследствие нарушения его трудовых прав, требование о такой компенсации может быть заявлено в суд одновременно с требованием о восстановлении нарушенных трудовых прав либо в течение трех месяцев после вступления в законную силу решения суда, которым эти права были восстановлены полностью или частично. (Дополнение частью - Федеральный закон от 05.04.2021 № 74-ФЗ) Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных частями первой, второй, третьей и четвертой настоящей статьи, они могут быть восстановлены судом
— ч. 1, 5 ст. 392 ТК РФ

Поэтому действовать нужно оперативно: как только работодатель отказал или поставил условие — незамедлительно зафиксировать отказ и в течение месяца получить письменный отказ по ч. 5 ст. 64 ТК РФ, а саму жалобу в суд (или в ГИТ) подать в пределах трёх месяцев (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Если же спор связан с удержанием бумажной книжки прежним работодателем при переходе на ЭТК — по ст. 234 ТК РФ удержание книжки (непредоставление сведений) даёт право требовать возмещения неполученного заработка:

задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), внесения в трудовую книжку, в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника
— ст. 234 ТК РФ

Практические шаги по закреплению доказательств:

1. Сохраните выписку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) — это главное доказательство подтверждённого стажа, предъявите её работодателю письменно.
2. Направьте работодателю письменное требование о причинах отказа (ст. 64 ТК) — получите ответ в течение 7 рабочих дней.
3. Зафиксируйте переписку и условия «восстанови книжку или откажись от стажа» (письма, электронная почта, скриншоты — доказательства для ГИТ и суда).
4. Подайте жалобу в Государственную инспекцию труда и/или иск в суд в пределах трёхмесячного срока (ч. 1 ст. 392 ТК).

Вывод по вопросу: срок оспаривания отказа — три месяца с момента, когда вы узнали об отказе (ч. 1 ст. 392 ТК); срок истребования письменного отказа — 7 рабочих дней с вашего требования (ч. 5 ст. 64 ТК). Ключевые доказательства — выписка СТД-Р, письменное требование и ответ/отказ работодателя, переписка. При удержании бумажной книжки прежним работодателем — право на возмещение неполученного заработка по ст. 234 ТК РФ.