Как в дополнительном соглашении к договору аренды нежилого помещения прописать оплату переменной части коммунальных услуг через агентский договор, чтобы избежать двойных платежей и проблем с закрывающими документами

Правомерно ли перевести «переменку» на агентскую схему и как это соотносится с арендной платой

Стороны свободны в определении условий договора и вправе «вынести» переменную часть из арендной платы в отдельное агентское обязательство — закон это допускает как смешанную структуру.

Стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.
— п. 3 ст. 421 ГК РФ

Для фактов клиента это означает: закон прямо допускает сочетание элементов разных договоров, поэтому арендодатель-агент и арендатор-принципал могут урегулировать коммунальные платежи отдельным агентским договором, на который ссылается допсоглашение. Так «переменка» законно обособляется от арендной платы.

По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.
— п. 1 ст. 1005 ГК РФ

По этой норме агент (арендодатель) действует за счёт принципала (арендатора): расходы на свет, воду, отопление, вывоз мусора — расходы арендатора, а не доход арендодателя. Это и есть юридическая суть схемы: платежи не становятся арендной платой и не должны учитываться как выручка арендодателя.

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случае, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах. 2. Арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде: 1) определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно; 2) установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов; 3) предоставления арендатором определенных услуг; 4) передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду; 5) возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества. Стороны могут предусматривать в договоре аренды сочетание указанных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды. 3. Если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год. Законом могут быть предусмотрены иные минимальные сроки пересмотра размера арендной платы для отдельных видов аренды, а также для аренды отдельных видов имущества. 4.
— п. 1 ст. 614 ГК РФ

Ст. 614 ГК РФ позволяет сторонам согласовать любую структуру платежей. Поэтому в допсоглашении нужно прямо разграничить: фиксированная часть — арендная плата; переменная часть — возмещение расходов агента, уплачиваемое по отдельному агентскому договору. Тогда «переменка» не смешается с арендной платой и не будет спора о скрытом повышении аренды.

Если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год. Законом могут быть предусмотрены иные минимальные сроки пересмотра размера арендной платы для отдельных видов аренды, а также для аренды отдельных видов имущества. 4. Если законом не предусмотрено иное, арендатор вправе потребовать соответственного уменьшения арендной платы, если в силу обстоятельств, за которые он не отвечает, условия пользования, предусмотренные договором аренды, или состояние имущества существенно ухудшились. 5. Если иное не предусмотрено договором аренды, в случае существенного нарушения арендатором сроков внесения арендной платы арендодатель вправе потребовать от него досрочного внесения арендной платы в установленный арендодателем срок. При этом арендодатель не вправе требовать досрочного внесения арендной платы более чем за два срока подряд.
— п. 3 ст. 614 ГК РФ

Пункт 3 ст. 614 важно учесть, если арендодатель одновременно трогает фиксированную часть: по общему правилу размер арендной платы меняется не чаще раза в год. Смена механизма оплаты коммуналки сама по себе не «пересмотр арендной платы», но если суммы «переменки» ранее входили в арендную плату, а теперь исключаются — это надо оформить прямо и учесть ограничение частоты пересмотра.

Вывод. Перевод переменной части на агентскую модель правомерен (свобода договора, смешанный договор — ст. 421, 1005, 614 ГК РФ). В допсоглашении нужно жёстко разграничить фиксированную арендную плату и переменную часть, которая уплачивается арендодателю как агенту по отдельному агентскому договору; изменение собственно арендной платы ограничено правилом «не чаще раза в год» (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

Что обязательно описать в допсоглашении: состав, отчёт агента, сроки, вознаграждение

Простой отсылки «переменка оплачивается по агентскому договору» недостаточно: ключевые условия агентирования должны быть зафиксированы, иначе включаются диспозитивные нормы, невыгодные арендатору.

Принципал обязан уплатить агенту вознаграждение в размере и в порядке, установленных в агентском договоре. Если в агентском договоре размер агентского вознаграждения не предусмотрен и он не может быть определен исходя из условий договора, вознаграждение подлежит уплате в размере, определяемом в соответствии с пунктом 3 статьи 424 настоящего Кодекса. При отсутствии в договоре условий о порядке уплаты агентского вознаграждения принципал обязан уплачивать вознаграждение в течение недели с момента представления ему агентом отчета за прошедший период, если из существа договора или обычаев делового оборота не вытекает иной порядок уплаты вознаграждения.
— ст. 1006 ГК РФ

Для клиента: если в агентском договоре не прописать размер и порядок вознаграждения, действует правило из ст. 1006 ГК РФ — вознаграждение уплачивается в размере, который определяется по правилам определения цены в сопоставимых обстоятельствах, и в недельный срок с момента отчёта. Значит, размер и порядок вознаграждения агента нужно прямо зафиксировать — в том числе вариант «вознаграждение равно нулю» или «учтено в фиксированной части», иначе возникает неопределённость и основа для доплаты.

В ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора. 2. Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала. 3. Принципал, имеющий возражения по отчету агента, должен сообщить о них агенту в течение тридцати дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет считается принятым принципалом.
— ст. 1008 ГК РФ, п. 1

Эта норма прямо отвечает на вопрос об отчётах: если не указать сроки и порядок, отчёт даётся «по мере исполнения», а возражения надо заявить в течение 30 дней, иначе отчёт считается принятым. Для арендатора это риск молчаливого «принятия» сумм. Поэтому следует указать: периодичность отчёта (ежемесячно), срок направления, перечень первичных документов (счета РСО, акты, показания счётчиков) и сокращённый срок возражений принципала.

К отношениям, вытекающим из агентского договора, соответственно применяются правила, предусмотренные главой 49 или главой 51 настоящего Кодекса, в зависимости от того, действует агент по условиям этого договора от имени принципала или от своего имени, если эти правила не противоречат положениям настоящей главы или существу агентского договора. Глава 53. Доверительное управление имуществом
— ст. 1011 ГК РФ

Ст. 1011 ГК РФ: если агент действует от имени принципала, применяются правила о поручении; если от своего имени — о комиссии. От этого зависит, кто правомочен перед РСО и как оформляются документы, поэтому в договоре прямо указывают, от чьего имени действует агент.

Вывод. В допсоглашении и в агентском договоре, на который оно ссылается, обязательно закрепить: перечень коммунальных ресурсов (свет, вода, отопление, вывоз ТКО), реквизиты и дату агентского договора, порядок определения суммы (по данным РСО/приборов учёта), от чьего имени действует агент, форму и периодичность отчёта, срок его направления и перечень приложений, срок возражений принципала, размер и срок уплаты агентского вознаграждения. Иначе включаются диспозитивные нормы ст. 1006 и 1008 ГК РФ (недельный срок оплаты вознаграждения, отчёты «по мере исполнения», 30-дневный срок возражений), что работает против арендатора.

Как исключить двойные платежи и обеспечить прохождение закрывающих документов

Чтобы платёж агенту был надлежащим исполнением и не повлёк повторного взыскания, в допсоглашении прямо называют получателя платежа как управомоченное лицо и фиксируют механику подтверждения.

Обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований - в соответствии с обычаями или иными обычно предъявляемыми требованиями. (В редакции Федерального закона от 08.03.2015 № 42-ФЗ) Условиями сделки может быть предусмотрено исполнение ее сторонами возникающих из нее обязательств при наступлении определенных обстоятельств без направленного на исполнение обязательства отдельно выраженного дополнительного волеизъявления его сторон путем применения информационных технологий, определенных условиями сделки. (Дополнение частью - Федеральный закон от 18.03.2019 № 34-ФЗ)
— ст. 309 ГК РФ

Для клиента: обязательство исполняется надлежащим образом, когда платёж сделан тому лицу и в том порядке, которые прямо определены договором. Поэтому указывают, что надлежащим исполнением переменной части является платёж агенту по реквизитам его счетов-отчётов, и что оплата напрямую РСО или арендодателю «как арендодателю» по тем же суммам не производится.

Если иное не предусмотрено соглашением сторон и не вытекает из обычаев или существа обязательства, должник вправе при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом, и несет риск последствий непредъявления такого требования.
— п. 1 ст. 312 ГК РФ

Пункт 1 ст. 312 ГК РФ даёт арендатору-должнику право при исполнении требовать доказательств, что платёж принимается управомоченным лицом, и возлагает риск на должника при непредъявлении требования. Практический вывод: платить следует только при предъявлении агентом счёта с отчётом и первичными документами — это защищает от уплаты «не тому» лицу и от повторных требований.

Надлежащее исполнение прекращает обязательство. 2. Кредитор, принимая исполнение, обязан по требованию должника выдать ему расписку в получении исполнения полностью или в соответствующей части. Если должник выдал кредитору в удостоверение обязательства долговой документ, то кредитор, принимая исполнение, должен вернуть этот документ, а при невозможности возвращения указать на это в выдаваемой им расписке. Расписка может быть заменена надписью на возвращаемом долговом документе. Нахождение долгового документа у должника удостоверяет, пока не доказано иное, прекращение обязательства. При отказе кредитора выдать расписку, вернуть долговой документ или отметить в расписке невозможность его возвращения должник вправе задержать исполнение. В этих случаях кредитор считается просрочившим.
— п. 1 ст. 408 ГК РФ

Надлежащее исполнение прекращает обязательство. Поэтому в допсоглашении фиксируют, что после оплаты счёта агента обязательство арендатора за период считается прекращённым и повторная оплата тех же сумм (в качестве арендной платы или компенсации) не производится.

При толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом. Если правила, содержащиеся в части первой настоящей статьи, не позволяют определить содержание договора, должна быть выяснена действительная общая воля сторон с учетом цели договора. При этом принимаются во внимание все соответствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи, последующее поведение сторон. (В редакции Федерального закона от 08.03.2015 № 42-ФЗ)
— ст. 431 ГК РФ

Ст. 431 ГК РФ показывает значимость точной формулировки: при споре суд сначала читает буквальный текст, и расплывчатое «по отдельному агентскому договору» будет истолковано по общему смыслу — вплоть до признания выплат частью арендной платы. Чем конкретнее перечень ресурсов, реквизиты и порядок, тем меньше риск.

Вывод. В допсоглашении следует: (1) прямо назвать агента получателем платежей переменной части; (2) указать, что оплата по его счетам-отчётам прекращает обязательство арендатора за период (ст. 309, 312, 408 ГК РФ); (3) закрепить, что эти суммы не включаются в арендную плату и не влекут двойной оплаты; (4) предусмотреть платёж только при предъявлении отчёта и первичных документов. Закрывающие документы — счёт агента, отчёт агента с приложением счетов/актов РСО, УПД/акт — следует перечислить в допсоглашении, чтобы документы проходили без переквалификации выплат.

Как оформить изменение: форма, дата вступления в силу, госрегистрация

Изменение договора аренды оформляется тем же документом, что и договор; при аренде недвижимости на год и более договор регистрируется, что влияет на судьбу допсоглашения.

Соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев не вытекает иное. (В редакции Федерального закона от 08.03.2015 № 42-ФЗ) 2. Требование об изменении или о расторжении договора может быть заявлено стороной в суд только после получения отказа другой стороны на предложение изменить или расторгнуть договор либо неполучения ответа в срок, указанный в предложении или установленный законом либо договором, а при его отсутствии - в тридцатидневный срок.
— п. 1 ст. 452 ГК РФ

Для клиента: допсоглашение совершается в той же форме, что и договор аренды, то есть единым письменным документом за подписями обеих сторон. Изменить договор по инициативе одной стороны можно только через суд и лишь после отказа или молчания контрагента (по общему правилу — 30 дней). Значит, без согласия арендатора навязать агентскую схему арендодатель не вправе.

В случае изменения или расторжения договора обязательства считаются измененными или прекращенными с момента заключения соглашения сторон об изменении или о расторжении договора, если иное не вытекает из соглашения. В случае изменения или расторжения договора в судебном порядке обязательства считаются измененными или прекращенными с момента вступления в законную силу решения суда об изменении или о расторжении договора, если этим решением не предусмотрена дата, с которой обязательства считаются соответственно измененными или прекращенными. Такая дата определяется судом исходя из существа договора и (или) характера правовых последствий его изменения, но не может быть ранее даты наступления обстоятельств, послуживших основанием для изменения или расторжения договора. (Пункт в редакции Федерального закона от 24.07.2023 № 347-ФЗ) 4. Стороны не вправе требовать возвращения того, что было исполнено ими по обязательству до момента изменения или расторжения договора, если иное не установлено законом или соглашением сторон. В случае, когда до расторжения или изменения договора одна из сторон, получив от другой стороны исполнение обязательства по договору, не исполнила свое обязательство либо предоставила другой стороне неравноценное исполнение, к отношениям сторон применяются правила об обязательствах вследствие неосновательного обогащения (глава 60), если иное не предусмотрено законом или договором либо не вытекает из существа обязательства.
— п. 3 ст. 453 ГК РФ

Эта норма закрывает вопрос о сроке: обязательства считаются изменёнными с момента заключения сторонами соглашения об изменении, если иное не установлено в самом соглашении. То есть стороны вправе прямо указать дату, с которой применяется новый порядок (например, с 1-го числа месяца, следующего за подписанием), и урегулировать переход по уже начисленным суммам.

Договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации.
— п. 2 ст. 651 ГК РФ

Если аренда нежилого помещения зарегистрирована (срок год и более — ст. 651 ГК РФ), изменение регистрируемых условий требует регистрации. Агентская схема расчётов за коммунальные ресурсы — это не изменение предмета/срока аренды; необходимость регистрации зависит от того, затрагивает ли допсоглашение условия, подлежащие внесению в реестр.

Вывод. Допсоглашение оформляется единым письменным документом за подписями обеих сторон (п. 1 ст. 452 ГК РФ); одностороннее изменение — только через суд после отказа/молчания контрагента (п. 2 ст. 452 ГК РФ). Новый порядок действует с даты, указанной в самом соглашении (п. 3 ст. 453 ГК РФ), поэтому дату вступления и переходные положения по уже начисленным суммам прописывают прямо. Если договор аренды регистрировался (срок от года — п. 2 ст. 651 ГК РФ) и допсоглашение меняет регистрируемые условия, нужна регистрация; для допсоглашения, меняющего лишь механизм оплаты коммунальных ресурсов по агентской схеме, регистрация, как правило, не требуется, что стоит отдельно проверить по тексту основного договора.

Риски: переквалификация схемы, двойное взыскание, денежные последствия

Защитная ветка для арендатора: агентский договор по ст. 1005 ГК РФ бывает двух видов — агент действует от своего имени и за счёт принципала либо от имени и за счёт принципала. От этого зависит, кто приобретает права перед РСО. Если арендодатель предъявляет расходы как собственные, то есть фактически перепродаёт ресурсы, растёт риск налоговой переквалификации в реализацию и включения сумм в его выручку. Поэтому в допсоглашении и агентском договоре прямо указывают, что агент действует за счёт принципала, а его вознаграждение ограничено согласованной суммой.

Неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения. По требованию об уплате неустойки кредитор не обязан доказывать причинение ему убытков. 2. Кредитор не вправе требовать уплаты неустойки, если должник не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства.
— п. 1 ст. 330 ГК РФ

Для клиента: неустойка может быть согласована за просрочку оплаты переменной части, и тогда кредитор не обязан доказывать убытки. Арендатору выгодно ограничить её размер, а не оставлять неопределённость.

В случаях неправомерного удержания денежных средств, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате подлежат уплате проценты на сумму долга. Размер процентов определяется ключевой ставкой Банка России, действовавшей в соответствующие периоды. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором. (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 315-ФЗ) 2. Если убытки, причиненные кредитору неправомерным пользованием его денежными средствами, превышают сумму процентов, причитающуюся ему на основании пункта 1 настоящей статьи, он вправе требовать от должника возмещения убытков в части, превышающей эту сумму. 3. Проценты за пользование чужими средствами взимаются по день уплаты суммы этих средств кредитору, если законом, иными правовыми актами или договором не установлен для начисления процентов более короткий срок. 4. В случае, когда соглашением сторон предусмотрена неустойка за неисполнение или ненадлежащее исполнение денежного обязательства, предусмотренные настоящей статьей проценты не подлежат взысканию, если иное не предусмотрено законом или договором. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ) 5. Начисление процентов на проценты (сложные проценты) не допускается, если иное не установлено законом. По обязательствам, исполняемым при осуществлении сторонами предпринимательской деятельности, применение сложных процентов не допускается, если иное не предусмотрено законом или договором.
— п. 1 ст. 395 ГК РФ

Ст. 395 ГК РФ применяется при неправомерном удержании и просрочке: если арендодатель получил с арендатора переменную часть, но не перечислил её РСО (или получил двойное возмещение), на удержанную сумму начисляются проценты по ключевой ставке. Это и есть гражданско-правовое последствие двойных платежей и неосновательного удержания.

Вывод. При споре суд истолкует расплывчатое условие по буквальному значению и смыслу договора (ст. 431 ГК РФ), поэтому в допсоглашении нужно прямо: (1) назвать лицо, действующее как агент, и от чьего имени; (2) разграничить арендную плату и возмещаемые расходы; (3) закрепить, что оплата агенту исключает повторную оплату тех же сумм. Если арендодатель удержит двойной платёж или получит возмещение, не перечислив его РСО, арендатор вправе требовать возврата и процентов по ст. 395 ГК РФ; за просрочку оплаты может быть согласована неустойка (ст. 330 ГК РФ). Исход зависят от не указанных клиентом фактов: зарегистрирован ли договор аренды (год и более — нужна регистрация допсоглашения), от чьего имени действует агент, кто заключает договоры с РСО, налоговые режимы сторон, размер агентского вознаграждения — при их уточнении схема и перечень документов корректируются.