Обязан ли работодатель дать работнику ознакомиться с личным делом и выдать копии приказов, касающихся его?

Обязан ли работодатель выдать заверенные копии приказов и иных документов, связанных с работой

Утверждение кадровой службы о том, что «копии приказов выдавать не обязаны», прямо противоречит закону.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ст. 62 ТК РФ

Статья 62 ТК РФ прямо перечисляет именно те документы, которые вы запрашиваете: копии приказа о приёме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и др. Перечень открыт («и другое»), а значит приказы об отпусках, премиях и взысканиях — это тоже документы, связанные с вашей работой. Условия получения: (1) заявление должно быть письменным; (2) срок выдачи — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления; (3) копии заверяются надлежащим образом и выдаются безвозмездно. Устный разговор с кадрами обязанности не запускает — подайте письменное заявление (в двух экземплярах, с отметкой о приёме, либо направьте заказным письмом с описью вложения).

Вывод: да, вы праве требовать заверенные надлежащим образом копии всех приказов и иных документов, связанных с вашей работой. Работодатель обязан выдать их безвозмездно в течение трёх рабочих дней по письменному заявлению; отказ в выдаче — нарушение ст. 62 ТК РФ.

Ознакомление с личным делом и со своими персональными данными

Если в организации ведётся личное дело, оно содержит ваши персональные данные, и доступ к ним гарантирован ТК РФ.

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
— ст. 89 ТК РФ

Статья 89 ТК РФ закрепляет свободный бесплатный доступ работника к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные (ограничения возможны только в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом, — например, ч. 8 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ, когда доступ нарушает права третьих лиц). Работодатель обязан вести документацию по персональным данным так, чтобы вы были ознакомлены с порядком их обработки:

1. работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны; 10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
   — п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, должны быть предоставлены субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. 3. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения оператором запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя.
— ч. 2, 7 ст. 14 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

По ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ работник как субъект персональных данных вправе получить информацию о факте обработки, правовых основаниях и целях, перечне обрабатываемых данных, сроках их хранения (ч. 7 ст. 14) — это и есть содержательное ядро личного дела. Срок ответа — десять рабочих дней, с возможностью продления не более чем на пять рабочих дней и при условии мотивированного уведомления.

Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения оператором запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя.
— ч. 3 ст. 14 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Требования к запросу формальны, и их легко выполнить:

Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя.
— ч. 3 ст. 14 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (запрос персональных данных)

Важная оговорка: в личном деле могут содержаться данные других лиц (например, материалы служебной проверки с объяснениями коллег) — такие сведения вам показать не обязаны (ч. 2 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ). Но это не отменяет право на доступ к своим данным: работодатель должен ознакомить вас с личным делом в части, касающейся вас, либо выдать выписку/копии ваших документов. Если работник — прокурорский работник, действует специальный порядок ознакомления со всеми материалами личного дела (ст. 41.2 ФЗ «О прокуратуре РФ»); для государственных гражданских служащих личное дело ведётся и предоставляется по правилам закона о государственной гражданской службе и подзаконных актов.

Вывод: да, вы вправе требовать ознакомления с личным делом в части, содержащей ваши персональные данные, и получения копий любой такой записи. Отказ ссылкой на «внутренний документ» незаконен; возможен лишь отказ в части данных третьих лиц. Срок предоставления — 10 рабочих дней (по общему правилу ФЗ № 152-ФЗ), трёхдневный срок ст. 62 ТК РФ применяется к выдаче самих документов, связанных с работой.

Ознакомление с приказами о дисциплинарных взысканиях и с локальными актами

Приказы о взысканиях и локальные акты имеют свой, отдельный порядок ознакомления.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
— ч. 6 ст. 193 ТК РФ

Приказ о применении дисциплинарного взыскания работодатель обязан объявить вам под роспись в течение трёх рабочих дней со дня его издания, не считая времени вашего отсутствия на работе; при отказе ознакомиться составляется акт. То есть по каждому взысканию у вас в любом случае должно быть ознакомление либо ваш отказ от него, а не «незнание задним числом».

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание, за исключением дисциплинарного взыскания за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. Дисциплинарное взыскание за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее трех лет со дня совершения проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. (В редакции Федерального закона от 03.08.2018 № 304-ФЗ) За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
— ч. 5 ст. 193 ТК РФ

Здесь же — сроки применения взыскания (месяц со дня обнаружения проступка, шесть месяцев / два года / три года со дня совершения в зависимости от основания): взыскание, наложенное за пределами этих сроков, незаконно, что важно, если по копиям приказов вы собираетесь его обжаловать.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
— ч. 3 ст. 68 ТК РФ

Наёмный работник при приёме на работу уже должен быть ознакомлен под роспись с ПВТР, иными локальными актами и коллективным договором. Значит, отказ показать вам действующие локальные акты, непосредственно связанные с вашей деятельностью (положение об оплате труда, премировании, персональных данных), — самостоятельное нарушение.

Вывод: по каждому приказу о взыскании у вас есть право требовать подтверждения ознакомления; отказ в этом — нарушение ч. 6 ст. 193 ТК РФ. Дополнительно вы вправе запросить заверенные копии таких приказов по ст. 62 ТК РФ и ознакомиться с локальными актами, связанными с вашей работой.

Что делать при отказе: ответственность и способы защиты

Отказ в выдаче документов — это не только «кадровая политика», но и административное правонарушение и трудовой спор.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

осуществляет федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; (В редакции Федерального закона от 28.06.2021 № 220-ФЗ) анализирует обстоятельства и причины выявленных нарушений, принимает меры по их устранению и восстановлению нарушенных трудовых прав граждан; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации производство по делам об административных правонарушениях; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 28.06.2021 № 220-ФЗ) направляет в установленном порядке соответствующую информацию в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) абзац; (Утратил силу - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) абзац; (Утратил силу - Федеральный закон от 18.12.2006 № 232-ФЗ) проверяет соблюдение установленного порядка расследования и учета несчастных случаев на производстве; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 18.07.2011 № 242-ФЗ) обобщает практику применения, анализирует причины нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, готовит соответствующие предложения по их совершенствованию;
— абз. 6 ч. 1 ст. 356 ТК РФ

Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ устанавливает ответственность за нарушение трудового законодательства: для должностных лиц — предупреждение или штраф от одной тысячи до пяти тысяч рублей, для юридических лиц — штраф (в последующих редакциях размеры повышены; при повторном аналогичном нарушении применяется ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Отказ в выдаче документов, связанных с работой, — типичный пример такого нарушения; надзорный орган — государственная инспекция труда, которая анализирует нарушения и принимает меры к восстановлению нарушенных прав, а также возбуждает дела об административных правонарушениях.

Спор об отказе выдать документы — это индивидуальный трудовой спор:

Индивидуальный трудовой спор - неурегулированные разногласия между работодателем и работником по вопросам применения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, локального нормативного акта, трудового договора (в том числе об установлении или изменении индивидуальных условий труда), о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Индивидуальным трудовым спором признается спор между работодателем и лицом, ранее состоявшим в трудовых отношениях с этим работодателем, а также лицом, изъявившим желание заключить трудовой договор с работодателем, в случае отказа работодателя от заключения такого договора.
— ст. 381 ТК РФ

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы .
— ст. 392 ТК РФ

Порядок действий: (1) письменное заявление руководителю (копия — в кадры) с требованием документов; (2) при отказе/молчании — жалоба в государственную инспекцию труда (через сервис «Онлайнинспекция.рф» или территориальный орган ГИТ) с приложением копии заявления; (3) при необходимости — прокуратура; (4) спор об обязанности выдать документы рассматривают комиссия по трудовым спорам и суд. Срок обращения в суд по такому спору — три месяца со дня, когда вы узнали или должны были узнать о нарушении права (ст. 392 ТК РФ); он исчисляется с даты истечения трёхдневного (или десятидневного) срока на выдачу документов после вашего заявления. КТС либо суд могут обязать работодателя выдать документы; моральный вред компенсируется по правилам ст. 237 ТК РФ, а за задержку выплат применяется ст. 236 ТК РФ.

Вывод: при отказе подайте жалобу в ГИТ (возможна административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ) и/или заявление в КТС, суд. Срок для обращения в суд — три месяца со дня, когда вы узнали о нарушении (ст. 392 ТК РФ); бремя доказывания правомерности отказа при работе с персональными данными лежит на работодателе.

Особые случаи: данные третьих лиц, закрытые документы и спецстатус работника

Не любое требование подлежит безусловному исполнению — важно отличать законное ограничение от произвольного отказа.

Законное ограничение — данные других лиц и документы ограниченного доступа. Как указано выше (ч. 2 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ), работодатель не обязан раскрывать персональные данные третьих лиц; поэтому личное дело вам предъявят в части ваших данных, а материалы, содержащие сведения о других работниках, могут быть закрыты — но вы вправе требовать выписку, содержащую ваши данные. Это ограничение не распространяется на приказы о приёме, переводах, отпусках, премиях и взысканиях, изданные в отношении вас, — они по ст. 62 ТК РФ выдаются в копиях без ограничений.

Спецстатус. Если вы не обычный работник по ТК РФ, а, например, прокурорский работник, порядок ознакомления со всеми материалами личного дела и приобщения объяснений установлен ст. 41.2 ФЗ «О прокуратуре РФ»; для государственных гражданских служащих личное дело ведётся по правилам закона о государственной гражданской службе. В этих случаях ознакомление осуществляется по соответствующему закону, но право доступа к своим данным сохраняется.

{13}

Вывод: отказ правомерен только в узкой части — когда документ содержит персональные данные третьих лиц либо отнесён к сведениям ограниченного доступа федеральным законом; во всех остальных случаях отказ незаконен. Если вы обладаете специальным статусом, помимо ст. 62 и 89 ТК РФ применяется специальный закон о вашем личном деле. При любом отказе безопасная линия — письменно зафиксировать требование, затем жалоба в ГИТ и/или иск (заявление в КТС) в течение трёх месяцев (ст. 392 ТК РФ).

Денежные последствия отказа и компенсация морального вреда

Отказ в выдаче документов сам по себе не создаёт денежного обязательства работодателя (в отличие от невыплаченной зарплаты), но если задержка/отказ повлекли негативные последствия, применяются следующие меры.

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба. Глава 39. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА
— ст. 237 ТК РФ

Неправомерное бездействие работодателя по отказу в выдаче документов и ознакомлении с личным делом даёт работнику право требовать компенсации морального вреда — она взыскивается судом в денежной форме и не зависит от наличия имущественного ущерба (ст. 237 ТК РФ).

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

Если отказ в выдаче документов сопряжён с задержкой причитающихся работнику выплат (например, вы не могли своевременно получить перерасчёт премии или отпускных, в отношении которых составлены запрашиваемые приказы), применяется ст. 236 ТК РФ: работодатель обязан уплатить денежную компенсацию в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, независимо от вины работодателя. Проценты начисляются со дня, следующего за днём, когда суммы должны были быть выплачены, по день фактического расчёта.

Вывод: за сам отказ выдать документы прямой штрафной деньги с работодателя не предусмотрен (кроме административного штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ в пользу государства), но вы вправе заявить компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ), а при связанной с отказом задержке причитающихся выплат — проценты по ст. 236 ТК РФ.