Обязан ли работодатель вернуть справку от психиатра при увольнении и можно ли получить заверенную копию

Обязан ли работодатель выдать именно ОРИГИНАЛ справки, или он вправе оставить её в личном деле

Требование «отдать оригинал» в законе прямо не закреплено. Работодатель ведёт личное дело и обязан хранить документы работника — это его законный интерес и элемент архива. При этом ключевая норма — ст. 62 ТК РФ: она говорит не об оригиналах, а о выдаче документов, связанных с работой, и их заверенных копий по письменному заявлению. Именно копии, а не оригиналы, закон называет способом реализации права работника на документы.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66 1 и 84 1 настоящего Кодекса. (Статья в редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Глава 11.
— ст. 62 ТК РФ

обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66 1 и 84 1 настоящего Кодекса. (Статья в редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Глава 11. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
— ст. 62 ТК РФ (перечень документов)

Из буквального текста видно: закон разграничивает собственно «выдачу» отдельных документов (трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности) и предоставление копий любых других документов, связанных с работой, включая формулировку «и другое». Медицинская справка о допуске к работе — это документ, связанный с работой, поэтому она охватывается правом на копию, но не создаёт автоматической обязанности передать именно подлинник. Оставить оригинал в личном деле работодатель может, поскольку закон обязывает его обеспечивать сохранность документов, а вот отказать в заверенной копии он не вправе.

Вывод по этому вопросу: предоставление именно оригинала справки — это право работодателя, а не его обязанность; закон прямо обязывает выдать заверенную копию. Поэтому требование «вернуть подлинник во что бы то ни стало» юридически не безусловно, а отказ в копии — незаконен.

Обязан ли работодатель выдать заверенную копию и в какой срок

Это и есть главный, юридически прочный ответ на вопрос клиента. Право на копии документов, связанных с работой, прямо закреплено в ст. 62 ТК РФ и распространяется на все документы, связанные с работой, без изъятий для медицинских справок.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66 1 и 84 1 настоящего Кодекса. (Статья в редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Глава 11.
— ст. 62 ТК РФ

Срок и безвозмездность прямо установлены: копия выдаётся не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления и безвозмездно. Для работников, взаимодействующих с работодателем через электронный документооборот, тот же порядок продублирован в ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ.

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (статья 62 настоящего Кодекса) работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе
— ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ

Обратите внимание на процедуру: сама ст. 62 ТК РФ и ст. 22.3 ТК РФ предусматривают письменное заявление работника (в том числе через информационную систему работодателя или «Работа в России»). Устная просьба в отделе кадров юридически запускает обязанность лишь тогда, когда её можно доказать, поэтому ключ к результату — подать письменное заявление и оставить себе подтверждение (второй экземпляр с отметкой о приёме либо заказное письмо с описью).

Вывод по этому вопросу: работодатель обязан по письменному заявлению безвозмездно выдать вам заверенную надлежащим образом копию справки не позднее трёх рабочих дней. Отказ в копии — прямое нарушение ст. 62 ТК РФ.

Справка психиатра — это сведения о здоровье: особый режим персональных данных

Справка психиатра содержит сведения о состоянии здоровья, то есть относится к специальным категориям персональных данных (ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). По общему правилу их обработка не допускается, кроме прямо перечисленных случаев.

Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 2 1 настоящей статьи
— ч. 1 ст. 10 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

1. обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия субъекта персональных данных невозможно; (В редакции Федерального закона от 25.07.2011 № 261-ФЗ) 4) обработка персональных данных осуществляется в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза, оказания медицинских и медико-социальных услуг при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну; 5) обработка персональных данных членов (участников) общественного объединения или религиозной организации осуществляется соответствующими общественным объединением или религиозной организацией, действующими в соответствии с законодательством Российской Федерации, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться без согласия в письменной форме субъектов персональных данных; 6) обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав субъекта персональных данных или третьих лиц, а равно и в связи с осуществлением правосудия;
   — п. 2.3 ч. 2 ст. 10 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Здесь для ситуации клиента работают исключения: обработка допускается, когда она осуществляется в соответствии с трудовым законодательством (подп. 2.3 ч. 2 ст. 10) и когда это необходимо для установления или осуществления прав субъекта (подп. 6 ч. 2 ст. 10). Оба основания прямо покрывают и хранение справки работодателем (в силу ТК РФ), и выдачу её копии самому работнику — субъекту данных. То есть выдача копии владельцу сведений не только не нарушает режим персональных данных, а наоборот — реализует право субъекта.

Дополняет картину ст. 89 ТК РФ, дающая работнику свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, и отдельно — доступ к медицинской документации о состоянии здоровья.

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; определение своих представителей для защиты своих персональных данных; доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору; (В редакции Федерального закона от 25.11.2013 № 317-ФЗ) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
— ст. 89 ТК РФ

Именно эта норма окончательно закрывает вопрос: справка психиатра — это запись, содержащая ваши персональные данные, хранящаяся у работодателя, а значит, вы вправе получить с неё копию. Дополнительный ориентир — абз. 6 ст. 88 ТК РФ: работодатель не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья сверх того, что относится к возможности выполнения трудовой функции, — то есть его интерес к медданным ограничен допуском к работе, а не «собственностью» на справку.

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции
— абз. 6 ст. 88 ТК РФ

Вывод по этому вопросу: выдача вам копии справки о состоянии здоровья не противоречит режиму специальных категорий персональных данных и прямо вытекает из ст. 89 ТК РФ (право на копию любой записи, содержащей ваши персональные данные). Отказ мотивирован быть не может.

Что делать при отказе: жалобы и ответственность работодателя

Если работодатель откажет в копии, это нарушение трудового законодательства. Ст. 90 ТК РФ прямо предусматривает, что виновные в нарушении норм об обработке и защите персональных данных работника привлекаются к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 07.05.2013 № 99-ФЗ) Раздел IV. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Глава 15. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
— ст. 90 ТК РФ

{с9:cite}

Административная ответственность конкретизирована в ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства предусмотрен штраф на должностных лиц и организацию.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3 , 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Практический маршрут защиты: письменное заявление о выдаче копии → при отказе — жалоба в государственную инспекцию труда (ГИТ) либо прокуратуру, а также обращение в суд с требованием обязать работодателя выдать копию. Нарушение в сфере персональных данных дополнительно может быть обжаловано как неправомерное бездействие оператора.

Вывод по этому вопросу: отказ выдать копию — основание для жалобы в ГИТ/прокуратуру и для обращения в суд; должностное лицо и организация могут быть привлечены к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Отдельный трек: право на собственный экземпляр заключения психиатра и оплата медосмотра

Поскольку речь о справке от психиатра, важно разграничить две ситуации, и вывод зависит от неизвестного факта — была ли это справка в рамках обязательного предварительного медосмотра (приказ № 29н) или обязательного психиатрического освидетельствования (приказ № 342н).

Ветка А — обязательное психиатрическое освидетельствование (виды деятельности по приложению № 2 к приказу № 342н). Здесь п. 13 Порядка прямо предусматривает три экземпляра заключения, причём один выдаётся работнику под подпись, а работодателю направляется лишь третий — и только при наличии согласия работника.

Заключение составляется в трех экземплярах, один из которых не позднее 3 рабочих дней со дня принятия врачебной комиссией решения, указанного в пункте 10 настоящего Порядка, выдается работнику под подпись. Второй экземпляр хранится в медицинской организации, в которой проводилось освидетельствование, третий экземпляр направляется работодателю, при наличии согласия работника
— п. 13 Порядка, утв. Приказом Минздрава России от 20.05.2022 № 342н

Это означает: по общему правилу у вас уже должен быть свой экземпляр заключения, а работодатель вправе получить его только с вашего согласия. Даже если в личное дело подшит экземпляр, выдача вам копии/повторного экземпляра правомерна и не нарушает врачебной тайны, так как получатель — сам субъект данных.

Ветка Б — справка в рамках медосмотра по приказу № 29н (обязательный предварительный осмотр). Здесь действует тот же принцип: результат осмотра предназначен работнику и работодателю для решения вопроса о допуске к работе. Если осмотр был обязательным для должности, а оплатили вы его сами, расходы по закону несёт работодатель — на этом основании вы вправе требовать возмещения стоимости осмотра (это самостоятельное денежное требование, отдельное от выдачи копии).

Вывод по этому вопросу: если справка — результат обязательного психиатрического освидетельствования, экземпляр заключения по п. 13 Порядка (приказ № 342н) выдаётся работнику под подпись, и у вас должно быть своё заключение; копия из личного дела в любом случае выдаётся по ст. 62 ТК РФ. Если медосмотр был обязателен для должности и оплачен вами — дополнительно ставится вопрос о возмещении его стоимости работодателем.

Условия применения и порядок исполнения права на копию

Обязанность работодателя выдать копию возникает при одновременном соблюдении двух условий: (1) имеется письменное заявление работника и (2) документ является связанным с работой. Оба условия прямо следуют из ст. 62 ТК РФ, которая связывает выдачу именно с письменным заявлением.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66 1 и 84 1 настоящего Кодекса. (Статья в редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Глава 11.
— ст. 62 ТК РФ

Документ-условие «связанный с работой» раскрыт в самом законе открытым перечнем: приказы о приёме, переводах, увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и взносах, «и другое». Медицинская справка, на основании которой вас допустили к работе, по функциональному признаку относится к этому перечню — она оформлялась именно в связи с трудовыми отношениями. Отсюда второе условие соблюдено.

Порядок исполнения тоже урегулирован: работник вправе подать заявление в письменной форме, направить через информационную систему работодателя, по электронной почте либо через цифровую платформу «Работа в России» — при условии, что работодатель использует эти системы для электронного документооборота. При таком заявлении работодатель обязан безвозмездно предоставить документы или их заверенные копии на бумажном носителе в течение трёх рабочих дней.

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (статья 62 настоящего Кодекса) работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе
— ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ

Практический вывод для клиента: чтобы право стало «исполнимым», просьбу необходимо облечь в письменную форму и сохранить доказательство подачи. Оптимально — два экземпляра заявления, на вашем делается отметка о приёме с датой и входящим номером; альтернатива — заказное письмо с уведомлением и описью вложения. Дата заявления определяет начало трёхдневного срока, а отметка о приёме — доказывание факта обращения при возможном споре.

Вывод по этому вопросу: право на копию возникает после подачи письменного заявления на документ, связанный с работой; исполнение — письменное заявление под отметку о приёме либо заказное письмо, после чего работодатель обязан в течение трёх рабочих дней безвозмездно выдать заверенную копию.